Mit der magIQ-ePrüfer-APP lassen sich Eingangsrechnungen sofort nach Posteingang digital erfassen – digitale Rechnungen direkt, Papierrechnungen über einen Verifizierungsschritt mit der Möglichkeit, unter Zugriff auf ERP-Daten nachzubearbeiten. Importiert wird dann im ZUGFeRD-Format, wodurch man sich jeden Handgriff einer manuellen Erfassung einfach erspart. Zu jeder Zeit lassen sich Rechnungseingangsbücher, Fälligkeitsanalysen oder aktueller Bearbeitungsstatus einer Rechnung anzeigen.
Nach Zuweisung des ersten Prüfers startet der digitale Prüfworkflow mit Advantage-ePrüfer-WEB , der eine besonders schnelle Verteilung und Prüfung von Eingangsrechnungen erlaubt – massive Zeiteinsparungen, durch die kein Skonto mehr verloren geht. Bearbeitungsschritte und Vermerken archiviert.
Die webbasierte, vom ERP-System abgekoppelte Software erlaubt außerdem ein Arbeiten an verschiedenen Orten, zum Beispiel Büro oder Homeoffice. Bei der Prüfung können inklusive digitalem Beleg alle registrierten Daten eingesehen und vervollständigt werden. Darüber hinaus kann man weitere digitale Dokumente zuordnen und ablegen. Über den Zugriff auf die myBudget-App kann die Rechnung mit außerdem dem Budget abgeglichen werden.
Abschließend kann jede „korrekte“ Rechnung als „genehmigt“ gekennzeichnet und zur Buchungsfreigabe weitergeleitet werden. Als letztes erfolgt die FiBu-Vorkontierung und die Übergabe an die ERP-FiBu (Sage 100).
Alle Rechnungen bleiben den jeweiligen Prüfern zugeordnet und werden mit allen Bearbeitungsschritten und Vermerken archiviert.
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